校属各部门、各单位：

2021年8月，学校发布了《香港六合党委领导下的院长负责制实施细则(2021年修订)》《中共香港六合委员会会议议事规则》》《香港六合校长办公会议议事规则》《香港六合二级学院（部）党委（党总支）会议议事规则》《香港六合二级学院（部）党政联席会议议事规则》等制度，并要求各部门各单位认真贯彻落实。

做好会议记录和会议纪要是贯彻落实好各项议事规则的重要环节。现就规范会议记录和会议纪要有关事项通知如下：

一、基本要求

（一）认真学习。各部门、各单位要认真组织学习宣传2021年8月学校发布的《香港六合党委领导下的院长负责制实施细则(2021年修订)》《中共香港六合委员会会议议事规则》》《香港六合校长办公会议议事规则》《香港六合二级学院（部）党委（党总支）会议议事规则》《香港六合二级学院（部）党政联席会议议事规则》等文件，领会精神实质，并认真贯彻执行。

（二）做好记录纪要和审核归档工作。各部门、各单位指定专人做好会议记录和会议纪要（参考附件1、2、3：会议记录和会议纪要的模板），各部门、各单位负责人要对会议记录会议纪要内容进行审核并签字。对会议记录会议纪要及其他需要保存的资料务必按要求保管（或归档）备查。人员工作变动时，应及时办理交接手续。

（三）监督检查。巡察办、党政办不定期组织人员对各部门、各单位会议记录和会议纪要情况进行监督检查。

二、会议记录

（一）性质：会议记录是讨论发言的实录，属事务文书。

（二）功能：会议记录一般不公开，无须传达或传阅，只作资料存档。

（三）基本要求:

专用记录本、结构完整、内容真实、书面整洁。

   1.党委（党总支）会议、党政联席会议应当分别使用专用记录本，并予以标注。

   2.记录结构完整

  会议记录主要包括两部分：

 （1）会议的组织情况。

会议名称、时间、地点、主持人、出席人、请假人、缺席人、列席人、记录人等。请假人、缺席人应注明原因。

 （2）会议的内容，要求写明问题、发言、决议。这是会议记录的核心部分。

①党委（党总支）会议、党政联席会议等重要的会议和重要的发言要求详细具体地记录。会议研究事项，会议讨论的焦点及发言者的主要观点或意见，汇报人部门、姓名及汇报内容，会议主持人的总结性讲话内容，会议决议事项等。尽量记录原话。

②一般性会议可以摘要性记录。只记录会议要点和中心内容。

  会议结束，记录完毕，要另起一行写"散会"二字，如中途休会，要写明"休会"字样。

3.内容真实

会议记录必须实事求是、客观真实，对主要领导的发言、关键问题、有争议问题的发言，要准确记下原话，忠实于发言者的原意，真实地反映会议的内容和全过程，对没有听清楚或发言者表达不清楚的，不能凭主观想象任意推断，应找发言者本人进行核实。

4.书面整洁。

会议记录书写应规范，其分页、段落、起行要清清楚楚，一目了然，书写尽可能工整、清晰，不能出现涂写、修改、撕页、插页等痕迹。

（四）格式(参考模板见附件1)：

三、会议纪要

（一）性质：会议纪要只记要点，是法定行政公文。

（二）功能：会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅，要求贯彻执行。

（三）基本要求:结构完整、内容真实、行文规范。

1.结构完整

（1）会议的基本情况：

会议名称、时间、主持人、出席人、请假人、缺席人、列席人、记录人等。

（2）会议内容：

包括会议研究事项，汇报人部门、姓名及汇报内容，会议决议事项等。

2.内容真实

会议纪要必须实事求是、客观真实。

3.行文规范

会议纪要是根据会议情况综合而成的，撰写会议纪要应围绕会议主旨及主要成果来整理、提炼和概括，一般采用第三人称写法，要求用词准确、逻辑清晰、条理清楚、语句通顺、简明扼要、突出重点，语意不能产生曲解和疏漏。

（1）标题

标题表述有二种方式：一是会议名称加纪要，如《中共××学院委员会会议纪要》《安全工作会议纪要》；二是召开会议的单位或部门加纪要，如《学生处关于新生入学工作会议纪要》。

标题一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。

（2）正文

正文表述常以“会议”作为主体，使用“会议认为”、“会议指出”、“会议强调”、“会议要求”、“会议号召”、“会议决定”等惯用语。

一般正文字体用仿宋GB2312三号字。行距要求固定值28磅。

4.书面整洁

会议纪要的书写应规范、统一，其分页、段落、起行要清清楚楚，一目了然，书写尽可能工整、清晰，不能出现涂写、修改、撕页、插页等痕迹。

5.用纸幅面尺寸及版面一般要求

（1）幅面尺寸：公文用纸采用GB/T 148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210 mm×297 mm。

（2）版面:页边与版心尺寸：公文用纸天头（上白边）为37 mm±1 mm，公文用纸订口（左白边）为28mm±1mm，版心尺寸为156 mm×225 mm。

行数和字数：一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可以作适当调整。

（四）纪要不需加盖印章。

（五）格式(模板见附件2、附件3)。

请各部门、各单位遵照执行。

                          党政办

                         2022年4月5日